Quelles sont les formalités à respecter lors de l'embauche du premier salarié ?

Quelles sont les formalités à respecter lors de l'embauche du premier salarié ?


Vous vous lancez ! le premier salarié !! Cette nouvelle responsabilité qui vous incombe n’est pas à prendre à la légère car même si tout se passe bien et que votre salarié est le meilleur du monde, vous n'êtes pas à l’abri d’une amende ou d’un prud’homme si vous n’avez pas pris toutes les précautions nécessaires. 

Mais quelles sont ces obligations ? Une idée ?

Avant tout, vous avez raison, il faut établir la déclaration d’embauche auprès de l’URSSAF (DPAE) et fournir le contrat de travail, également dans le cas d’un CDI (même s'il n'y a aucune obligation de rédiger un contrat écrit).

Cependant et avant tout chose, il faut s’assurer que le salarié soit en règle au niveau de ses papiers (par exemple, une autorisation de travail en cours de validité pour un salarié étranger) et qu’il ait bien toutes les habilitations (le cas échéant) pour exercer le métier pour lequel vous l’avez embauché. Cela vous permettra de composer son dossier salarié que vous conserverez au sein de votre établissement.

Il faut également vérifier, avant la rédaction du contrat de travail, que celui-ci n’ouvre pas droit à des aides et que celles-ci ne doivent pas être demandées avant l’embauche de votre salarié.

Mais il n’y a pas que ça. Il faut bien entendu, lui préparer son poste de travail et grâce au document unique d’évaluation des risques que vous aurez soigneusement rédigé (avec ou sans l’aide de votre centre de santé au travail), vous pourrez connaître les contraintes d’aménagement et d’équipement liées au poste de travail de votre salarié.

Il est aussi nécessaire de bien connaître votre convention collective applicable car de celle-ci découle beaucoup d’obligations dans la gestion de votre personnel comme l’affiliation obligatoire à certaines caisses de cotisations, notamment pour la prévoyance ou la mutuelle…

Par ailleurs, il faudra bien penser à remettre à votre salarié les documents obligatoires en matière de prévoyance et de mutuelle, sa convocation à la visite médicale d’information et de prévention dans les délais impartis, les documents spécifiant les règles et usages de votre entreprise (mise à disposition du matériel, des clefs du local,...) le cas échéant.

Et pour les documents à mettre à disposition dans vos locaux, il y a bien évidemment d’autres particularités. L’affichage obligatoire, les consignes de sécurité, la tenue des registres obligatoires, les décisions unilatérales de l’employeur…

Et après ces quelques éléments, il vous est fortement conseillé de formaliser par écrit certaines procédures. Celles-ci vous éviteront bien des discussions et permettront au salarié de connaître la marche à suivre dans certains cas. De plus, si votre croissance est fulgurante, vous serez content de les avoir réalisées car elles serviront à l'ensemble de vos salariés et vous permettront de ne rien oublier.

En somme, il y a tant de choses à penser qu’il ne faut pas hésiter à se faire aider par des professionnels dont c’est le métier. Vous pourrez ainsi vous concentrez exclusivement sur la l’intégration de votre nouveau salarié et les obligations liées à votre activité.

Une question, un besoin ?

Nous sommes à votre écoute !