Quelles sont les règles de paiement des salaires ?

Quelles sont les règles de paiement des salaires ?

Vous souhaitez récompenser votre salarié en lui versant une prime, lui rembourser sa note de frais ou encore lui virer son salaire ? Quelles sont les obligations qui vous incombent lorsqu’il s’agit de payer un employé ? Pouvez-vous payer cette somme en espèce ? Voici quelques indications qui pourront vous éclairer sur ce sujet. 

Pour commencer, il y a les primes. Qu’elles soient exceptionnelles, objectivées, ou autrement appelées, celles-ci ne peuvent pas être payée en direct sur le compte bancaire de votre salarié. En effet, si vous souhaitez récompenser votre salarié, il faudra dans un premier temps apposer cette prime sur le bulletin de salaire afin qu’elle soit soumise aux cotisations sociales. 

Ensuite, il y a les remboursements de frais. Un de vos salariés avance, à votre demande, certains frais pour la société comme l’achat de fournitures ou l’essence dans la voiture de service. Il vous apporte ensuite la note pour que vous puissiez lui rembourser le montant avancé. Dans ce cas précis, il faut bien vérifier le justificatif. En effet, celui-ci doit être au nom de la société afin de le produire en cas de contrôle de l’administration. Si tout est en ordre, vous pourrez alors rembourser votre salarié soit directement soit en passant par le bulletin de salaire en sachant que cette avance ne sera pas soumise à cotisations sociales. Par contre, pour ne pas vous laisser déborder, il est nécessaire de mettre des procédures en place afin de renseigner des notes de frais, évitant ainsi des oublis et des litiges éventuels. Pour ce qui est du remboursement des transports en commun, la gestion est un peu différente. Le salarié doit justifier de l’abonnement qu’il a acheté nominativement et ensuite, par le bulletin de salaire, vous participez à hauteur de 50% au remboursement de cet abonnement.

En ce qui concerne les cadeaux, vous ne pouvez pas établir un règlement, quel qu’il soit, à l’ordre de votre salarié. Ce montant sera redressé en cas de contrôle URSSAF et par conséquent, soumis à cotisations sociales. Pour éviter cette situation, il suffit de respecter les conditions d’attribution pour les cadeaux de vos salariés.

Et enfin, pour ce qui est du salaire, vous pouvez le régler en espèces, par chèque barré, ou par virement. Il y a toutefois une limite correspondant à 1 500€ net à respecter pour un paiement en espèces.

Pour le virement, il peut être réalisé sur n’importe quel compte bancaire ou postal français. Il est également possible de verser le salaire sur le compte du conjoint, dès que celui-ci est dûment mandaté par le salarié. De même que rien n’interdit de verser le salaire sur le compte bancaire étranger de votre salarié. Cependant, vous n’êtes pas obligé d’accepter ces deux dernières particularités, surtout qu’une demande de versement sur un compte à l’étranger peut engendrer des frais supplémentaires pour votre entreprise.

Pour ce qui est d’un mineur non émancipé, il n’est pas précisé si le salarié est libre de recevoir directement ou non son salaire. Il est donc fortement conseillé de demander une autorisation au représentant légal de ce salarié mineur.

Pour conclure, si vous ne respecter par ces dispositions relatives aux modes de paiement, vous serez passible d’une sanction pénale ainsi que d’une amende. Il vous est donc fortement conseillé en cas de doute de vous rapprocher de votre cabinet social dédié pour connaître la réglementation sur les modalités de paiement et de remboursement !


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